Cómo digitalizar una empresa (Paso a paso)

Vivimos unos momentos en los que lo digital se está imponiendo cada vez más a lo tradicional. La pandemia de covid-19 ha acelerado a marchas forzadas una transición que se venía vislumbrando a lo lejos y que iba llegando poco a poco. Si ahora mismo tienes una empresa y al ver cómo se va poniendo el panorama, seguramente quieras dar el paso de digitalizar tu negocio.

Pues bien, lo cierto es que no es un paso para nada descabellado. Hace algunos años se tenía la creencia de que la digitalización era cosa de grandes empresas, era algo que se veía un tanto lejano, al igual que el teletrabajo que se está empezando a consolidar como un método eficaz de trabajo.

Sin embargo, la realidad es bien diferente, ya que independientemente del tamaño, son cada vez más y más los empresarios de pymes o pequeños negocios que quieren la digitalización de su empresa.

No obstante, hay muchos sectores y empresas en sí que están sumamente preparadas para dar este salto cualitativo. Pero, hay otras que no cuentan con las armas necesarias para dar ese paso. Por ello, hemos elaborado esté artículo para explicarte paso a paso, cómo puedes digitalizar tu empresa.

¿Preparado para emprender este nuevo viaje?

¿Qué entendemos por digitalización?

Entendemos por digitalización de una empresa la migración de operaciones que, tradicionalmente se han realizado en formato offline, como puede ser el formato físico, a un formato totalmente desconocido para ellas, él online.

Bueno, en un principio digitalizar tu negocio te puede parecer una tarea ardua y muy titánica, al alcance de unas pocas y grandes empresas de ciertos sectores. Pero no te desanimes tan rápido, al contrario de esta creencia, la digitalización es algo más sencillo de lo que parece.

Antes de nada, debes tener en cuenta un detalle muy importante: el 100% de las tareas de una empresa, no van a poder ser migradas hacia lo digital, sin embargo, la mitad o un poco más de la mitad de sus procesos si pueden lograrlo.

Igualmente, añadir herramientas tecnológicas y digitales a una empresa, lleva consigo en muchos casos, el replanteamiento general de aspectos como:

• Diseño del modelo de negocio.
• Estrategia de ventas enfocadas al online.
• Compra de insumos como pueden ser programas computacionales.
• Canales de comunicación enfocados a los consumidores finales.
• Canales de comunicación interna como pueden ser Slack o Zoon.
• Pasarelas de pago para clientes y proveedores.
• Gestión contable integral.

¿Por qué debemos digitalizar nuestra empresa?

En los últimos años habrás oído eso de que ya está aquí, ya viene la auténtica "revolución digital" o la "4º revolución industrial", sonandote de lejos, pero lo cierto es que, como ya te hemos comentado anteriormente, el covid-19 ha acelerado y ha convertido en realidad todo lo que se venía hablando.

Asimismo, para lograr digitalizar tu negocio, se han ido produciendo cambios drásticos, casi de la noche a la mañana, la mayoría de ellos necesarios para la supervivencia de algunos sectores.

Llegados a este punto, te podríamos indicar unos cuantos motivos de por qué lanzarse a digitalizar una empresa, pero nosotros te vamos a dar una clave, la que creemos que es la clave de todo y que se resumen en una palabra: supervivencia.

Cómo digitalizar tu empresa en 10 pasos

Sabemos de sobra que existen muchas empresas que están en sectores o industrias convencionales, de toda la vida y que la idea de pasar a la digitalización les da un poco de miedo escénico, que puede ser una tarea muy difícil o que cueste mucho dinero.

Hoy hemos venido para derribar esas barreras para ofrecerte una solución ajustada a tus necesidades y objetivos en tu negocio. Te vamos a enseñar a digitalizar tu empresa en 10 sencillos pasos que te resultan indispensables para migrar hacía la nube.

1.    Estudia el contexto y situación de tu empresa

Lo primero que se debe hacer para dar los primeros pasos hacia la digitalización es realizar una evaluación del contexto y situación de la empresa.

El punto de partida fundamental para digitalizar tu negocio es conocer y detectar las posibles oportunidades, analizar en profundidad a la competencia, además de ver con qué ventaja competitiva partes y cuál es la que quieres alcanzar.

2.    Identifica y haz partícipe a tus clientes

De nada te va a servir lanzar una nueva vía de comunicación si tus clientes no la conocen o no la usan. Cualquier empresa, ya sea pequeña o grande, conoce a sus consumidores y sabe cómo puede comunicarse con ellos.

La mejor idea es interactuar con ellos a través de redes sociales como pueden ser Facebook o Instagram, para conocer de primera manos sus impresiones sobre la marca y productos, proponer ideas, etc.

3.    Soluciones inmediatas a problemas mayores

¿Qué queremos decir con esto? Pues que en momentos como el actual, entrar en una digitalización de una empresa, habrá que apagar más de un fuego porque no todo es de color de rosas.

Para poder garantizar la supervivencia de tu empresa, comienza a analizar los posibles problemas internos y detectar cuáles pueden ser los más graves.

Hazte preguntas del tipo: ¿Existen problemas con las ventas? ¿Con los envíos? ¿La calidad de los productos o el personal?.

Si de todas esas preguntas, encuentras el problema en la respuesta, quiere decir que tienes que atacar y resolverlo cuanto antes.

4.    La creatividad al servicio de la empresa

Si quieres digitalizar tu negocio, vas a tener que dejar volar tu imaginación o la de tu equipo. 

Es muy importante dentro de las herramientas digitales tener el concepto de creatividad muy vivo, ya que vas a estar en contacto con todo tipo de posibilidades muy flexibles y de uso prácticamente ilimitado.

Teniendo todo esto en cuenta, lánzate a crear campañas de lanzamiento de productos creativas, idea una nueva forma de comunicarte con tus clientes, que sea rompedora y fresca.

5.    Marketing digital

Si quieres conseguir una buena migración hacia lo digital, tienes que contar con una estrategia integral de marketing digital sí o sí. 

En este plan estará recogido todos los pasos que necesitas para acometer esta transformación. Dentro, estarán marcados aspectos como la creación y difusión de contenidos webs y redes sociales, gestión de blog o campañas de email marketing.

Cuanto más y mejor definida tengas esta estratégia, los resultados serán óptimos.

6.    Añadir un CRM

El siguiente paso después de realizar una estrategia de marketing digital, es la implementación de un CRM. Un CRM te va a permitir a ti, como pyme, obtener y almacenar toda la información en una misma plataforma.

De esta manera, al digitalizar tu negocio tendrás centralizada toda la información de clientes en una base de datos, pudiendo realizar segmentaciones de clientes y ofreciendo una mayor personalización de las acciones.

Del mismo modo, podrás acceder a estadísticas y resultados de las campañas de lanzamiento que realices.

7.    Dispositivos móviles

En este momento todo lo que vemos y hacemos online lo hacemos a través de nuestros dispositivos móviles. Pasamos mucho tiempo con ellos en mano, navegando horas y horas, por eso la experiencia de usuario debe diseñarse en torno al móvil para posteriormente adaptarlo a ordenadores.

De esta manera tan novedosa, se puede evitar que el usuario que llega a una web a través del móvil, no logra visualizarla correctamente, es probable que abandone la página aumentando la tasa de rebote. 

8.    Automatiza las tareas

Las herramientas encargadas de automatizar procesos se han convertido en un fiel aliado de las empresas. Son capaces de desarrollar un desempeño profesional y un rendimiento laboral que marca las diferencias y reduce considerablemente los tiempos de ejecución.

Gracias a ellas, se puede poner el foco en temas importantes, realizar tareas que tienen una importancia vital en la empresa, siempre con el apoyo de la inteligencia artificial. En este sentido un ejemplo claro es la atención al cliente por medio de chatbots.

9.    Incorporación de perfiles profesionales

Los nuevos tiempos digitales requieren de nuevos perfiles profesionales para conseguir digitalizar tu negocio. Con este nuevo escenario en el tablero digital, se ha despertado la necesidad de incorporar profesiones y áreas encargadas de impulsar diferentes aspectos importantes en una digitalización.

Como por ejemplo, la aparición de un analista de datos, los expertos en ciberseguridad, profesionales del marketing digital o desarrolladores, todos ellos piezas claves para acometer este proceso.

Sin embargo, todo ello dependerá del sector en el que esté encuadrada tu empresa y las necesidades que pueda tener.

10.    Formación de los empleados

Concluimos esta guía con algo que creemos que es fundamental para llevar a cabo la digitalización de una empresa. La formación de los empleados en las nuevas tecnologías y herramientas que se van a usar es fundamental.

Es vital que estén formados y actualizados para de esta manera, conseguir que sigan siendo competentes y útiles para la empresa. Gracias a esta formación, llamada skills digitales, van a ser capaces de generar un desarrollo profesional, optimizar la gestión de tareas y lo más importante, mejorar su productividad.

Ventajas de digitalizar un negocio

Independientemente del contexto actual y del instinto de supervivencia que se ha instalado en diferentes sectores, propiciar la digitalización de un negocio conlleva algunos beneficios que solo se pueden obtener después de poner la velocidad de crucero en la digitalización.

Algunas de las ventajas que obtendrás después de digitalizar tu negocio son:

• Se generará un entorno colaborativo y cooperativo gracias a las aplicaciones en la nube que son capaces de permitir el acceso a todas las personas involucradas en el proceso, pudiendo realizar sus tareas de forma conjunta.
• Total disponibilidad las 24 horas del dáa los 7 días de la semana. Al contrario que los sistemas tradicionales de sofware, la nube permite con sus aplicaciones móviles poder acceder a las funciones laborales desde cualquier lugar y a cualquier hora.
• Se creará un entorno más seguro, con herramientas de reconocimiento facial, huella dactilar y verificación en dos pasos, todo ello desde los smartphones, reduciendo el ataque de terceros o perdida de información.
• Reducción de costes considerable, ya que estos programas sean de pago, cuentan con opciones gratuitas bastante competentes y muy eficaces, brindando soluciones muy útiles para la empresa.
• Con la centralización de la información, de forma segura y accesible, se mejora mucho la comunicación y se fomenta el entorno colaborativo en el lugar de trabajo.

Hasta aquí llega nuestra guía de cómo digitalizar una empresa. Como ves la digitalización ya está aquí, es un hecho que no podemos obviar y tenemos que mirar y encarar con optimismo y ganas.

Ha llegado para quedarse, para crear un nuevo paradigma en la forma de actuar y de trabajar en una empresa, con elementos que ya están instaurados y consolidados como el teletrabajo y que ha venido para quedarse.

En definitiva, la digitalización de tu negocio no va a ser ni mucho menos una tarea ardua y complicada, basta con llevar a cabo los pasos que te hemos ido marcando para lograr esa ansiada digitalización de tu propia empresa.