10 herramientas que te ayudarán a organizarte y mejorar en el trabajo

Que las herramientas para trabajar en equipo online han aumentado su uso a causa de la reciente pandemia para organizar las tareas en remoto es más que evidente. 

No cabe duda de que el año 2020 ha sido uno de los más difíciles y absolutamente todos nos hemos tenido que adaptar, ya sea por motivos personales, profesionales, etc.

Como le ha sucedido a incontables negocios, en Coco Solution hemos tenido que trabajar remotamente desde casa, por lo que estas herramientas han sido de una gran utilidad.

Aunque tenemos herramientas propias, cada uno de nosotros ha usado otras para realizar sus tareas. Por eso, hemos preguntado a nuestro equipo con cuáles ya no pueden vivir.

¿Cuáles son las mejores herramientas digitales para trabajar en equipo?

Si bien existe una gran cantidad de plataformas en el mercado para realizar estas tareas, aquí te dejamos una lista con las mejores para incrementar la productividad y que te facilitarán el trabajo a diario.

Todas estas plataformas para trabajar en grupo ofrecen distintos planes, por lo que algunas son gratuitas en sus planes más básicos y otras son totalmente de pago. Te recomendamos que las pruebes primero y si te convencen des el paso.

1. Trello

Probablemente, esta sea una de las herramientas más utilizadas para trabajar grupalmente. Según Héctor Gutiérrez, SEO Consultant en Coco Solution, “Desde que descubrí Trello mi vida ya no es lo que era. Me ha facilitado el trabajo una barbaridad. Si tuviera que destacar algo es su sencilla interfaz que hasta un niño de 5 años podría usar”.

Y es que su flujo de trabajo llamado tableros cuenta con un sistema drag and drop que ayuda a estructurar los proyectos de manera fluida. Dentro de cada tarjeta podrás añadir comentarios, fechas, checklists, archivos adjuntos y mucho más. Además de versión escritorio, también está disponible en app para Android e iOS.

2. Asana

“Con Asana he podido optimizar todo ese tiempo que antes utilizaba para responder emails y dar soporte a nuestros clientes. Ahora puedo dedicar más tiempo a tareas más complejas”, comenta Anael Mellado, Developer & Tech Support en Coco Solution.

Y es que Asana es una herramienta muy popular que ofrece distintas maneras de visualizar las tareas en listas, tableros, cronogramas... ¡Dile adiós a esos proyectos planificados en hojas de cálculo!

Por supuesto, tiene aplicación móvil para que puedas seguir el avance de las tareas en cualquier lugar. Además tiene un sistema de notificaciones conectado al email para que no te pierdas ninguna actualización de las tareas donde estés incluido.

3. Notion

En palabras de nuestro padawan SEO, Raúl Rivero, “Notion es la herramienta perfecta si eres de las personas que le ronda mil ideas al día y necesitan organizarse visualmente en un mismo lugar, muy recomendable para uso personal, con la opción de filtro podrás tener el orden que siempre has buscado”.

Notion es una herramienta similar a Trello con la particularidad de que además de cumplir la función de tener un espacio de trabajo online con tableros kanban, puedes añadir hojas de cálculo como si de un Excel se tratase y donde el equipo de trabajo podrá colaborar simultáneamente. 

Puedes acceder de manera web, descargar la app para IOS y Android o incluso descargarla como programa en Mac y Windows.

4. Slack

De acuerdo con Brenda Sánchez, Social Media Manager en Coco Solution, “Todo lo que hacemos está, de algún modo, interconectado. Lo que investiga un experto en SEO luego hay que plasmarlo en un blog, que ha sido desarrollado previamente. Y lo que se escribe después hay que publicarlo en las redes sociales. Todo debe estar en perfecta sincronía. Slack es ese orden que necesitaba”.

Esta es otra herramienta popular para facilitar el trabajo online en equipo distinta a las que hemos mencionado hasta ahora, su uso principalmente es comunicarse con los miembros por chats organizados en canales, podrás reunir toda la comunicación laboral en una sola aplicación. Puedes utilizarla en la propia web iniciando sesión o descargar como programa únicamente para Windows.

5. Hibox

Si Ayda El Hajoui, Creative Designer & Illustrator en Coco Solution, dice que “Con Hibox por fin puedo hacer el seguimiento de todo el trabajo de mi equipo. Además, en solo dos semanas la productividad aumentó increíblemente” será por algo, ¿no crees?

Hibox es un gestor de tareas para trabajar en equipo que permite organizar los proyectos de manera intuitiva, entre todas sus funciones algunas de las más destacables son: 

• Chat interno privado
• Videoconferencias
• Asistente virtual
• Integraciones con Dropbox
• Google Drive
• Gmail 
• Ofrece aplicación móvil tanto para IOS como para Android

Esta herramienta polifacética ayudará a tu equipo de ventas, recursos humanos, gestión de proyectos, etc.

6. Mindmeister

Dice Aarón Peón, Copywriter & Content Writer en Coco Solution, que “Con MindMeister puedo agrupar todo en una sola página, de un modo muy profesional y presentable. Gracias a su interfaz y fácil funcionamiento los clientes quedan maravillados”.

MindMeister es una herramienta para trabajar en grupo si lo que te gusta es generar lluvias de ideas, un generador de mapas mentales compartido con todo tu equipo de trabajo, además podrás convertir esas ideas en presentaciones de manera rápida y sencilla. Promueve la colaboración entre los grupos de trabajo y la productividad.

7. Miro

Comenta Aileen Viera, Account Manager en Coco Solution, que “Miro me da feedback de toda la empresa para que caiga directamente en el producto, es decir, el cliente. Puedo tener un seguimiento digital completo del progreso de las tareas de cada departamento en todo momento”.

Miro es una plataforma similar a la anterior, se trata de una pizarra colaborativa donde los equipos de trabajo pueden plasmar sus ideas en un lienzo infinito, también tiene integraciones con Slack, Sketch, Dropbox, etc. La principal ventaja es que es totalmente gratuita. 

8. Evernote

En palabras de Ruxandra Spita, Account Manager & Copywriter, “Evernote es mi centro de control. Ahí guardo mis listas de tareas, notas, correos electrónicos… Y es que cuando tienes que comunicarte con decenas de clientes diariamente es necesario contar con un orden milimétrico. Y no lo digo porque sea alemana eh…”.

Piensa en esta herramienta como tu centro de referencia, no solo para tus listas de tareas pendientes, sino para todas tus notas. Las posibilidades de organización que ofrece son amplias y todo se sincroniza en todos los dispositivos en los que la aplicación esté habilitada, por lo que siempre estarás al día.

Es, sin duda, la aplicación de notas por excelencia, guarda de todo, desde el día a día personal hasta información importante para los miembros del equipo de trabajo. Algunas de sus funciones destacadas son: escaneo de documentos, integraciones de aplicaciones como Slack, Outlook Mail, Gmail. 

9. Google Calendar

Patricia Falcón, Administrative Assistant en Coco Solution, no podría trabajar sin esta herramienta: “Gracias a Google Calendar puedo tener controladas todas las reuniones tanto internas como con clientes, las vacaciones del equipo, mis tareas…”.

Google ofrece una variedad de potentes aplicaciones para organizarte, entre ellas la famosa Calendar, que no es más que un calendario, una herramienta básica para trabajar en equipo online. 

Lo que no todos saben es que ofrece una versión de pago para empresas en la que tendrás acceso a: crear diferentes calendarios para distintos proyectos, compartirlos con compañeros de trabajo, consultar eventos del día desde el email.

10. KanbanFlow

Según Adrián Valdivia, Copywriter & Translator en Coco Solution, “KanbanFlow es simple de usar, pero lo suficientemente flexible para la mayoría de tareas. Solo bastan unos minutos para controlarlo de principio a fin y mejorar tu vida enormemente”.

Siguiendo con los tableros kanban como su propio nombre indica, KanbanFlow otra herramienta para facilitar el trabajo online, de un simple vistazo podrás saber los cambios en tiempo real de las tareas insertadas. ¡Podrás analizar el flujo de trabajo del equipo, ciclos acumulados y tiempo de entrega!

Herramientas propias de trabajo en equipo

Aunque estas han sido algunas de las mejores herramientas para trabajar en equipo online que nuestro equipo ha usado y muchas de ellas tienen funciones en común y se complementan, en Coco Solution estamos continuamente desarrollando herramientas propias como Acai Code o Acai Shop.

Y tú, ¿cuál de estas herramientas para trabajar en equipo te ha parecido la más interesante? ¿Utilizas alguna de ellas? Danos tu feedback y dinos tu opinión.