Todo sobre G Suite

Estando en el año  2020 en plena era de la tecnología ¿quién no utiliza Google y sus herramientas? prácticamente todas las personas que navegan por la red utilizan Google ya sea sus buscador o herramientas, como puede ser Google suite.

Sin embargo, el gigante de la telecomunicación tiene tanto fans como haters. A pesar de ello, no hay ningún género de dudas en asegurar que facilita en gran medida la utilización de aplicaciones, herramientas o servicios.

Todo ello, lo pone en manos del usuario de forma gratuita y accesible desde cualquier tipo de dispositivo, smartphones, ordenadores portátiles o tablets.

Ahora te vamos a presentar la que, quizás, sea la herramienta más completa con la que cuenta Google, G Suite para que sepas qué es, cómo puedes registrarte en ella, qué beneficios obtienes y con qué aplicaciones cuenta la herramienta.

¿Qué es G Suite?

G suite es un servicio de Google que ofrece una serie de productos del propio Google con un nombre de dominio personalizado para el cliente. Tiene varias aplicaciones interesantes y herramientas web que proporcionan funciones bastante similares a las suites ofimáticas que puedes encontrarte por la red.

Aquí puedes encontrar aplicaciones como Hangouts, Drive Calendar o Gmail. La persona que obró esta herramienta es Rajen Sheth, gerente de productos de Google que posteriormente desarrollaría Chrome con gran éxito.

¿Cómo puedo registrarme en G Suite?

El proceso de registro de Google Suite es bastante sencillo. Si quieres llevar a cabo el registro para tu empresa estás en el sitio adecuado por que a continuación, te vamos a mostrar los pasos que debes para crear tu nueva cuenta de correo electrónico corporativo.
 
Son muy sencillos, comenzamos.

1. Registro en la web

Lo primero que debes hacer es entrar en la siguiente URL: https://gsuite.google.com/. Te dirigirá a la página de inicio de G Suite, a continuación, haz clic en "empieza aquí". Lo siguiente que verás es la pantalla en donde te explicarán que G Suite ofrece un periodo de prueba gratuito de dos semanas. Haz clic en "siguiente".

2. Rellenar formulario de registro

En este segundo paso, Google suite te va a pedir que des el nombre de tu empresa y cuántos empleados forman parte de la organización. Una vez hayas ingresado todos los datos pertinentes, haz clic en "siguiente".

3. Elegir el país

En este paso debes elegir el país donde opera tu empresa.

4. Introducir el correo electrónico

Cuando hayas finalizado el registro del país de tu empresa, lo siguiente será mostrar una cuenta de correo electrónico, para que así, G Suite pueda ponerse en contacto contigo y verificar que tu correo es válido.

5. Domino web

Aquí debes dar de alta a tu dominio web para Google suite. En este punto es básico saber si quieres comprar un dominio o utilizar uno que tengas de antes. Si decides utilizar el que ya tienes, hay que introducir su nombre TLD o extensión del dominio.

Si llegados a este punto no dispones de domino web, no te preocupes, en la misma página de registro de dominio, te aparecerá un apartado, "prefiero comprar un dominio nuevo", haciendo clic, podrás encontrar el más acorde a tu empresa.

6. Nombre y usuario

Solo te falta añadir el nombre y apellidos del usuario de contacto y le das otra vez "siguiente". Ahora es cuando puedes iniciar sesión mostrando tu nombre de usuario y contraseña establecida, con un mínimo de 8 caracteres donde puedes introducir números, letras o símbolos.

Como has podido observar, el proceso de registro de Google Suite no supone ninguna dificultad y no tardarás más de 10 minutos en registrarte y disfrutar de esta herramienta de Google.

¿Qué aplicaciones tiene G Suite?

G suite es un verdadero universo dentro de Google. Todas las herramientas que nos encontramos dentro de Google Chrome pertenecen a suite. Pero ojo, a parte existen otras extensiones que son de pago y, dependiendo del plan que escojas, disfrutarás de unas u otras herramientas.

Ahora, te vamos a explicar en 4 grandes bloques todas las aplicaciones con las que cuenta Google Suite.

Comunicaciones

Dentro de este bloque podemos encontrar las siguientes herramientas:

• Gmail: proporciona desde 30gb hasta a ilimitado, filtrado de spam, interoperabilidad con BlackBerry y con Outlook y un acuerdo cooperativo más que interesante de 99,9%. 
• Hangouts: con esta herramienta puedes participar en videollamadas desde tu portátil, smartphone, Tablet con hasta 25 personas desde cualquier parte del mundo.
• Calendar: va a permitir que los empleados colaboran eficientemente y se pueda reducir los costes en IT. Se puede integrar al correo electrónico, facilidad para concretar reuniones superponiendo varios calendarios, etc.
• Hangouts chat: desde esta herramienta los empleados pueden estar conectados por chat con mensajes directos, grupos y salas virtuales exclusivas.
• Google Voice: permite gestionar números de teléfono empresariales a gran escala, da igual el dispositivo que se utilice. También transcribe correos electrónicos y la grabación y enrutamiento de llamadas.

Almacenamiento

En este bloque de almacenamiento de Google Suite encontramos estas dos herramientas:

• Drive: almacena, sincroniza y comparte de manera fácil y rápida. Ofrece un almacenamiento bastante interesante (desde 30Gb hasta ilimitado) y la capacidad de observar hasta 40 documentos diferentes sin necesidad de tener un software alternativo.
• Cloud Search: puedes encontrar todo lo que se refiera a tu empresa desde Google suite. Si necesitas datos de Drive, Gmail o Documentos, Cloudsearch las encuentra y te ofrece una serie de sugerencias bastante útiles para ayudarte a gestionar el trabajo del día a día.

Creación

Es el bloque más interesante de G suite en donde encuentras las herramientas que pueden facilitarte las tareas diarias de tu empresa:

• Documentos: esta herramienta te permite modificar simultáneamente y siempre tener la última versión. Puedes tener acceso al documento en cualquier momento, en cualquier dispositivo y en el lugar que te encuentres. Funciona en todos los sistemas operativos y es compatible con formatos como .doc.
• Hojas de cálculo: te da la posibilidad de realizar hojas de cálculo de manera sencilla. Sus contenidos pueden variar en función de tus necesidades: listas de tareas, gráficos, filtros, etc. Puedes importar o convertir las hojas para editarlas al instante.
• Formularios: puedes realizar encuestas añadiendo imágenes y videos para hacerlas más atractivas.
• Presentaciones: crea presentaciones desde el navegador permitiendo que varios usuarios puedan trabajar en ella a la vez, dejando comentarios, comentando por chat o editando en tiempo real. 
• Sites: es un modo de Google suite que te permite de manera sencilla crear páginas web seguras, principalmente para intranets y proyectos de equipo. No es necesario saber sobre programación ni HTML.

Administración

Aquí podrás encontrar dos herramientas:

• Consola de administración: gracias a ella Google puede gestionar de forma segura G suite en tu empresa, añadiendo usuarios, administrando dispositivos o configurando ajustes de seguridad. También puedes: eliminar datos remotamente, bloquear dispositivos o comprobar el uso que se hace de las aplicaciones.
• Vault: te permite conservar los mensajes y correos, tanto tuyos como los de tus empleados de manera indefinida. Puedes acceder a los archivos de Drive de tu empresa o seguir la actividad que desarrollan los diferentes usuarios.

¿Cuánto cuesta crearse una cuenta?

Google suite cuenta con unos precios bastante interesantes y competitivos para todo lo que ofrece. Para una empresa grande el gasto en esta herramienta puede ser ínfimo, pero quizás para una sola persona que solo quiere almacenar unos cuantos documentos, no le rente.

Sin embargo, recientemente ha habido una ligera subida de precios, la primera en mucho tiempo, de Google Suite, lo que ha generado un poco de inquietud entre sus usuarios preguntando si sigue siendo una opción asequible.

Para que salgas de duda, te vamos a mostrar los tres planes actualizados con los que cuenta Google suite.

Básico

Cuesta 5,20€ por usuario al mes y cuenta con:

• Correo electrónico para empresas desde Gmail.
• Llamadas de voz
• Calendarios compartidos inteligentes.
• Hojas de cálculo, Documentos, etc.
• Control de seguridad.
• Almacenamiento en Drive de 30Gb.

G Suite Business

Por 10,40€ por usuario al mes puedes disponer de:

• Desarrollo de aplicaciones con poco código.
• Almacenamiento ilimitado en la nube.
• Retenciones de correos electrónicos o chats.
• Búsquedas inteligentes en Google Search.
• Descubrimiento electrónico para correos, chats y archivos.
• Seguimiento de la actividad del usuario.

G Suite Enterprise

El plan más completo de Google Suite cuesta 23€ al mes por usuario y traer:

• Centro de administración de seguridad de G suite.
• Prevención de pérdida de datos de Gmail.
• Prevención en la pérdida de datos de Drive.
• S/MIME en Gmail.
• Gmail integrado como una herramienta más de archivos a terceros.
• Acceso al nivel empresarial a través de una aplicación de llave de seguridad.
• Analiza el registro de Gmail en BigQuery.

Como ves, cada plan de G suite cuenta con herramientas bastante interesantes para desarrollarla en tu empresa. La mejor para ti es la que más se adapte a tus necesidades, a las de tu empresa y de tus empleados.

¿Puedo obtener G Suite de manera gratuita?

Puedes obtener Google Suite de manera gratuita, pero no te va a durar para siempre. Como ya has visto en apartados anteriores, cuando te registras por primera vez, Google Suite te premia con 15 días de prueba gratis y si te gusta y te se ajusta a tus necesidades, puedes adquirirlo.

Sin embargo, si no eres una gran empresa que maneja muchos datos o muchos empleados, quizás la opción más asequible es la que te ofrece Google Chrome desde su navegador, pudiendo acceder tanto a Gmail, Drive o Hangouts.

¿Por qué utilizar G Suite?

Como has podido ir viendo con esta pequeña guía acerca de lo qué es Google Suite, te habrás dado cuenta de que es una excelente herramienta de trabajo. Es ideal para empresas de un tamaño considerable, donde la carga de trabajo y el número de empleados es considerable.

Utilizar G suite supone un control total de la administración de los datos de tu empresa, con una seguridad que pocas herramientas poseen actualmente. Se ahorra en costes, sobre todo en la compra de nuevos softwares que, en muchas ocasiones, realizan la misma función, pero con un coste elevado.

También, con su utilización, se puede tener a todo el equipo que conforma la empresa conectado, fomentando el trabajo en equipo y la comunicación entre ellos, algo fundamental para conseguir una armonía en el grupo de trabajo y conseguir los objetivos marcados.

En definitiva, contar con G Suite en tu empresa pueda facilitarte el trabajo del día a día de una manera que sin esta herramienta resultaría casi imposible de lograr.